Over facturen: Mag ik effe vangen?

Laatst kwam tijdens een gesprek met collega-stemacteurs het onderwerp facturen sturen weer eens naar boven. Voor velen was het een klusje dat nog even moest gebeuren, maar niet per se bovenaan de lijst met favoriete taakjes stond.

Dat herken ik juist helemaal niet! Toen ik net begon als freelance voice-over, vond ik het juist een leuk moment om aan het einde van de maand alle facturen te maken. Ik zorgde dat ze er netjes uitzagen en drukte ze af op mooi kwaliteitspapier. (Dit was nog in de tijd dat brievenbussen rood waren en op bijna elke straathoek stonden.) Met een stapel enveloppen liep ik dan naar de brievenbus, klaar om mijn ‘salaris’ te versturen. Het voelde zelfs een beetje alsof ik geld aan het printen was!

Nu, jaren later, werkt dat natuurlijk allemaal een stuk efficiënter. Maar ondanks de digitale revolutie zie ik dat sommige van mijn collega’s hun facturen nog steeds opsparen. Ze wachten tot er geen correctieverzoeken meer komen of bewaren het klusje voor een regenachtige zaterdag. Een begrijpelijke, maar wat mij betreft niet de meest slimme aanpak.

Factureren? Zo snel mogelijk!

Tegenwoordig verstuur ik mijn facturen direct na het opleveren van de opname. Zodra mijn opdrachtgever het eindproduct ontvangt, stuur ik gelijk een mail met de factuur erbij. Waarom? Laat me dat uitleggen met de ‘tevredenheidscurve’.

Stel je de tevredenheid van je opdrachtgever voor als een skischans: hij begint heel hoog, op het moment dat de klant jouw voice-over onder het project legt. Jouw stem maakt het helemaal af! Het verhaal is compleet, en het project kan eindelijk worden afgerond. Dat is een cruciaal moment, want stemacteurs komen vaak pas aan het einde van het productieproces in beeld. De klant is in de wolken, de opdrachtgever blij, en iedereen prijst het eindresultaat. Jij staat bovenaan de schans, de wereld ligt aan je voeten.

Maar de vreugde zakt snel. Je skies glijden naar beneden, want zodra het project is afgerond, komt de volgende deadline alweer om de hoek kijken. Als jij pas een week later je factuur verstuurt, is de aandacht van je opdrachtgever alweer ergens anders. De initiële high is verdwenen, en je factuur kan ineens nogal hoog lijken. Ze kijken er met een frisse blik naar en denken: ‘Hebben we dit bedrag afgesproken?’ Jouw factuur belandt ergens onderop de stapel. Jij ligt onderaan de schans.

Had je echter gefactureerd toen iedereen nog in de ban was van het succes van het project, dan had die factuur veel sneller door het systeem gegaan. Misschien kreeg je zelfs een berichtje terug: “Lekker gewerkt!” En de factuur was direct doorgezet naar de financiële afdeling.

Het belang van direct factureren

Hoe langer je wacht met het versturen van je factuur, hoe langer het duurt voordat je betaald wordt. Logisch, toch? Ik werk al jaren volgens deze filosofie en het werkt uitstekend. De meeste van mijn facturen worden binnen een week betaald, sommige zelfs dezelfde dag nog.

Mijn opdrachtgevers weten namelijk dat ik mijn werk serieus neem. Niet alleen lever ik mijn opnamen op tijd, ik stuur ook meteen een nette factuur.

En ik maak het ook extra makkelijk om mij te betalen: ze kunnen kiezen uit iDEAL, Apple Pay, Google Pay, PayPal of creditcard. Direct vanuit de e-mail met de factuur. Ja, daar betaal ik een klein bedrag aan transactiekosten voor, maar dat hoort bij het zakendoen. Het levert snellere betalingen op en een soepel proces voor de opdrachtgever.

Ik heb trouwens een leuk artikel geschreven over hoe je het jouw opdrachtgever nog wat makkelijker kan maken. Het heet ‘Geef het door‘, heb je dat al gelezen?

Herkenbaar voor jou?

Als voice-over coach zie ik het vaak genoeg: stemacteurs die het sturen van een factuur uitstellen omdat ze druk zijn met een volgende klus, of gewoon niet aan hun administratie toekomen. Maar geloof me, het helpt niet alleen jou als je sneller factureert, ook de opdrachtgever waardeert het. Niemand zit te wachten op verrassingen achteraf.

Sterker nog, ik huur zelf ook regelmatig voice-overs in en moet soms echt achter mensen aanzitten voor hun facturen. Soms komen ze na een week, soms na een maand, en soms… nooit. Maar een opdrachtgever wil zijn administratie ook netjes op orde hebben, en de factuur zo snel mogelijk kunnen verwerken. Opgeruimd staat netjes!

Belastingtechnisch gezien moet het

Tot slot nog een praktisch puntje: wist je dat de Belastingdienst verwacht dat je uiterlijk op de 15de, een maand na oplevering van de opdracht je factuur verstuurt? Officieel zelfs binnen tien dagen. De meeste zzp’ers zijn zich daar niet van bewust, maar je hebt dus niet alle vrijheid om te wachten wanneer het jou uitkomt. Het is niet alleen goed voor je cashflow, het is ook gewoon verplicht.

Hoe ga jij om met je facturen?

Dus, wat is jouw aanpak? Verstuur je je facturen meteen na het afronden van een project? Of spaar je ze op en hoop je dat alles goedkomt? Door direct te factureren laat je niet alleen een professionele indruk achter bij je opdrachtgever, maar zorg je er ook voor dat je sneller betaald krijgt voor je harde werk.

Als voice-over coach help ik graag collega-stemacteurs om niet alleen in hun vak, maar ook in hun administratie te groeien. Wil je hierover eens sparren? Ik ben er voor je!