‘Geef het door’ en verbeter je productiviteit

Probeer het werk zo makkelijk mogelijk te maken voor de volgende

Een van de productiviteitsprincipes waar ik trouw aan ben, is ‘Geef het door’. Dat wil zeggen: geef altijd een beetje extra en probeer zo het werk een beetje makkelijker te maken voor degene die na jou komt. Of dat nu een collega, iemand hoger in de voedselketen of de opdrachtgever is.

‘Geef het door’ in teammanagement

In mijn jaren als manager van een team grafici bij Talpa Network heb ik ‘Geef het door’ steeds toegepast. Ik trainde mijn medewerkers op dit productiviteitsprincipe. Elke medewerker werd op een mini-stage gestuurd, waarbij ze in één dag het spoor van een televisie-item volgden. Van idee op de redactie, naar de opname op locatie, de montage en tot slot de uitzending vanuit de regie en de televisiestudio.

Tijdens het hele proces bevraagden ze de collega’s over hun werk en zoomden in waar dat werk raakte aan hun eigen vakgebied. Ze kregen een lijst met vragen van mij mee: “Waar lopen onze collega’s tegenaan? Wat gebeurt er als wij een steek laten vallen? Hoe kunnen we hun werk iets makkelijker maken?”

In teammeetings evalueerden we de stages en bespraken we de uitkomsten. Dit leidde tot een serie kleine en grote veranderingen in ons werkproces.

Hoe we het werk voor de video-editor makkelijker maakten

Een voorbeeld van ‘Geef het door’ in de praktijk: het is altijd lastig om een animatie te timen, vooral wanneer de voice-over nog niet is ingesproken. De video-editors vertraagden vaak de animatie, maar daardoor nam de rendertijd toe en de animaties werden er niet mooier op. We besloten op bepaalde punten stills toe te voegen aan de animatie. Die kon de editor makkelijk wegknippen, maar de animatie bleef zo intact.

‘Waar blijven de graphics voor de promo?’

Een ander voorbeeld: ruim voor de uitzending werden in de studio de promo’s opgenomen. Elke dag belde de regisseur om te vragen waar de graphics bleven voor de promo. Toen de collega’s zelf in de regie zaten, merkten ze hoe vervelend het is wanneer iedereen moet wachten op onze plaatjes. We hebben toen een checklist gemaakt en een vast iemand verantwoordelijk gemaakt voor de planning van de avond. De telefoontjes uit de regie waren daarmee verleden tijd.

Een mooie bijvangst was dat de mini-stages leidden tot een verbeterd begrip tussen medewerkers van verschillende afdelingen.

‘Geef het door’ voor voice-overs en stemacteurs

Voor een voice-over betekent ‘Geef het door’ dat je het werk voor de video-editor, audiotechnicus of wie er dan ook met jouw opname verder gaat, ietsje makkelijker probeert te maken. Ik zal je vertellen hoe ik daar zelf mee omga.

Natuurlijk zorg ik ervoor dat mijn eigen voice-over werk zo goed mogelijk is. Ik zorg dat ik weet wie de luisteraar is en wat die al weet over het verhaal dat ik ga vertellen. Ik probeer te begrijpen waar mijn tekst over gaat en wat de tekstschrijver in gedachten had toen ze de tekst schreef. Ik weet hoe ik alle namen en moeilijke woorden moet uitspreken, zorg dat mijn stem goed is opgewarmd en dat mijn spreekcel zo is ingericht dat er geen bijgeluiden of reflecties zijn.

Na het afronden van de opname beluister ik eerst mijn werk. Ik check of alles zo is ingesproken als in het script staat en bewerk de voice-over opnames zeer gedetailleerd. Elk klikje, kraakje of ruisje wordt geëlimineerd. Kortom, ik zorg ervoor dat mijn werk tiptop in orde is.

Duidelijk labelen en communiceren

Hier zou ik kunnen stoppen: de boel aanleveren, factuur erachteraan en klaar. En dat is helemaal prima, want zo werken de meeste voice-overs. Maar liever ga ik nog een stapje verder dan dat. Ik probeer altijd te denken: hoe kan ik het werk een klein beetje makkelijker maken voor degene die na mij met deze opname aan de slag gaat?

Dus zorg ik ervoor dat mijn bestanden duidelijk gelabeld zijn. Dat doe ik zeer consistent, zodat ik ze ook jaren later met gemak terug kan vinden. Ik communiceer duidelijk wat ik in gedachten had toen ik extra suggesties heb opgenomen en geef in de bestandsnaam aan op welke plek ze in de opname moeten komen. En wanneer ik de tekst op beeld heb kunnen inspreken, zorg ik ervoor dat de voice-over gelijk loopt met de cues in beeld en geluid. Zo kan de video-editor de opname in één keer op de tijdlijn leggen en ligt alles meteen op de juiste plek.

Vooruit denken en nóg meer communiceren

Bij het aannemen van de opdracht heb ik al gevraagd wanneer ze mijn opname nodig hebben. En dan bedoel ik niet het allerlaatste moment, maar het moment waarop ze er zelf graag mee aan de slag zouden willen, zodat ze er comfortabel mee kunnen werken en er nog voldoende tijd overblijft voor correcties. Ik zorg er ook voor dat mijn opname ruim voor dat moment is verstuurd, zodat ze direct aan de slag kunnen als ze daar klaar voor zijn.

Uiteraard houd ik rekening met de mogelijkheid dat er een retake nodig is. Dus wanneer ik van tevoren al weet dat ik even niet beschikbaar ben, dan heb ik ze dat al laten weten bij het aannemen van de opdracht. Mijn factuur stuur ik altijd in een aparte mail van de audio-opnames, want soms is de persoon die de administratie doet niet de persoon die met de opname aan de slag gaat.

In een eerder artikel vertelde ik over een bijzondere samenwerking met een collega stemacteur. Bij toeval ontdekte zij dat wij samen voor het zelfde project gecast waren en we redelijk dicht bij elkaar in de buurt woonden. We planden een opnamesessie bij mij in de studio en konden zo onze opdrachtgever verrassen. Zij ontvingen twee perfect matchende opnamen die ze zonder editing direct onder hun video konden leggen.

Vraag jezelf af: hoe kan ik helpen?

Probeer jezelf ook eens af te vragen: op welke manier kan ik ‘Geef het door’ in mijn dagelijks leven toepassen? Wat is er voor nodig om het werk makkelijker te maken voor de persoon die na mij in de keten komt? Hoe kan ik mijn werk zodanig overdragen dat collega’s het als een cadeautje beschouwen? Het kunnen heel kleine dingen zijn. Een andere keer misschien zelfs innovaties. Het leert je in elk geval om even anders tegen je werk aan te kijken.

Praktische tips voor een soepelere samenwerking

• Duidelijke documentatie: Houd gedetailleerde notities bij van wat je hebt gedaan en waarom. Voeg eventuele beslissingen en overwegingen toe, zodat de volgende persoon snel begrijpt wat er is gebeurd en waarom.
• Gebruiksvriendelijke bestandsnamen: Gebruik duidelijke en consistente bestandsnamen. Vermijd afkortingen die alleen voor jou logisch zijn en zorg dat versienummers duidelijk zijn.
• Transparante communicatie: Zorg dat iedereen in het proces weet waar ze aan toe zijn. Geef updates over de voortgang en wees helder over deadlines en verwachtingen.
• Toegankelijke opslag: Zorg ervoor dat al je bestanden makkelijk toegankelijk zijn voor de volgende persoon. Gebruik gedeelde drives of cloudopslag en organiseer je mappen logisch.
• Proactieve probleemoplossing: Denk vooruit en anticipeer op mogelijke problemen. Als je iets tegenkomt waarvan je denkt dat het een probleem kan zijn voor de volgende persoon, los het dan op of laat het ze zo snel mogelijk weten.

Door deze eenvoudige stappen te volgen, kun je niet alleen je eigen werk verbeteren, maar ook een cultuur van samenwerking en efficiëntie bevorderen.

Vind je het lastig om als voice-over naar je eigen praktijk te kijken? Dan is het wellicht een goed idee om eens samen met een voice-over coach te kijken hoe jij jouw productiviteit kunt verbeteren en waar jij ‘Geef het door’ kunt toepassen.

‘Geef het door’ leidt al snel tot verbeterde productiviteit, een hogere kwaliteit van het eindproduct en een prettigere werkomgeving voor iedereen.